Een vennootschap oprichten

Onze juridische teams van Fiducial Tax & Legal Consulting en accountants van Fiducial Accountancy adviseren u bij de keuze van de vennootschapsvorm die het beste bij u past, zij denken pro-actief mee met u, komen creatief uit de hoek en zorgen voor de opmaak van de statuten en de verplichte inschrijvingingsformaliteiten van uw nieuwe onderneming.

Een vennootschap oprichten laat toe een juridische structuur de creëren, die haar eigen rechtspersoonlijkheid en haar eigen vermogen bezit, die afgescheiden zijn van de persoon en het vermogen van de vennoten.

Hierbij moet over talrijke aspecten nagedacht worden:

  • Welke rechtsvorm kiezen? Welke naam geven aan de vennootschap? Wat zijn de aansprakelijkheden ... ?
  • Zaakvoerder, bestuurder, ...
  • Verplichte gegevens, naleving van bepaalde verdragen...
  • Houden van de jaarlijkse algemene vergadering, bijhouden van het register, neerleggen van de rekeningen, ...

 

Welke rechtsvorm kiezen, welke naam geven aan de vennootschap, wat zijn de aansprakelijkheden ... ?

Waarom een vennootschap oprichten?

Daar kunnen verschillende redenen voor zijn:

  • Uw aansprakelijkheid beperken,
  • De overdracht van uw activiteit vergemakkelijken,
  • Met één of meerdere vennoten starten,
  • Uw kind(eren) bij de zaak betrekken,
  • Successieplanning.

Het overschakelen naar een vennootschap geeft ook aanleiding tot wijzigingen inzake inkomstenbelasting.

Deze wijziging maakt de zaken ingewikkelder maar biedt ook meer diversiteit en misschien nieuwe mogelijkheden.

Mag men om het even welke naam geven aan een vennootschap?

De oprichters moeten ervoor zorgen dat zij een benaming vinden die nog niet aan een andere vennootschap gegeven werd, dit om verwarring en oneerlijke mededinging te vermijden.

Welke vennootschapsvorm kiezen?

De meest voorkomende vennootschapsvormen zijn de besloten vennootschap (BV), de naamloze vennootschap (NV), de coöperatieve vennootschap (CV) en de maatschap.

De gemeenschappelijke kenmerken voor deze juridische vormen zijn:

  • De verplichting een authentieke akte op te stellen bij een notaris,
  • De verplichting een financieel plan op te stellen,
  • De aansprakelijkheid van de vennoten is beperkt tot hun ingebrachte kapitaal.

Andere karakteristieken en voorwaarden zijn dan wel verschillend naargelang de vennootschapsvorm, namelijk:

  • aandeelhouderschap,
  • minimum kapitaal,
  • stemrechten,
  • aansprakelijheid.

 

Financieel plan en aansprakelijkheid van de oprichters

Bij het oprichten van een vennootschap, moet verplicht een financieel plan bij de notaris bewaard worden. Indien blijkt dat de financiering van de vennootschap duidelijk onvoldoende was om de activiteit van de vennootschap te garanderen gedurende minimum 2 jaren, kan de aansprakelijkheid van de oprichters in het gedrang komen als de rechter vindt dat het financieel plan niet redelijk was.

Het statuut van de bedrijfsleider

Wat is de rol van het bestuursorgaan?

Afhankelijk van de gekozen vennootschapsvorm, zal het bestuursorgaan bestaan uit één of meerdere zaakvoerders in het geval van een besloten vennootschap of uit een raad van bestuur (bestaande uit minstens twee bestuurders) in het geval van een naamloze vennootschap. 

Dit bestuursorgaan vertegenwoordigt de vennootschap tegenover derden en bindt haar voor alle handelingen van het dagelijkse leven.

De zaakvoerders kunnen de aansprakelijkheid van de vennootschap individueel aanstellen, terwijl bestuurders dat enkel samen kunnen.

Indien het niet mogelijk is alle leden van de raad van bestuur te verenigen voor elke beslissing die door de vennootschap genomen wordt, kan bevoegdheid verleend worden om de vennootschap te laten vertegenwoordigen door een deel van de bestuurders, die gezamenlijk moeten optreden, of aan een gedelegeerd bestuurder.

Welke fiscale regeling is van toepassing op de inkomsten van de zaakvoerder?

Zaakvoerders van vennootschappen worden beschouwd als zelfstandigen voor de belasting op het inkomen dat zij ontvangen voor hun mandaat/mandaten. In dit kader hebben zij dus een verplichting tot het betalen van sociale bijdragen.

Verplichte gegevens

Na de oprichting van de vennootschap moeten een bepaald aantal gegevens verplicht vermeld worden op de handelsdocumenten van de vennootschap.

Het papier met briefhoofd van de vennootschap moet verplicht volgende gegevens vermelden:

•    De maatschappelijke benaming van de vennootschap,
•    De rechtsvorm van de vennootschap,
•    Het adres van de maatschappelijke zetel,
•    Het ondernemingsnummer en/of het BTW-nummer.

Het houden van de jaarlijkse algemene vergadering, het neerleggen van de rekeningen en andere bijhorende verplichtingen...

Is het verplicht jaarlijks een algemene vergadering te houden?

Het bestuursorgaan heeft de verplichting de vennoten/aandeelhouders bijeen te roepen in een algemene vergadering minstens één keer per jaar, binnen de zes maanden die volgen op de afsluiting van het boekjaar.

Het bestuursorgaan moet voor elk boekjaar:

  • De inventaris opmaken, de jaarrekening opmaken die nadien moet neergelegd worden bij de Nationale Bank van België, en eventueel ook een jaarverslag opstellen;
  • Deze documenten ter validatie voorleggen aan de vennoten/aandeelhouders. Voor iedere gewone of buitengewone algemene vergadering plaatsvindt, moeten notulen opgemaakt worden.

Is het verplicht de jaarrekening te publiceren?

Ja, de verplichting tot publicatie van de jaarrekening bestaat voor de meeste Belgische vennootschappen waarvan de aansprakelijkheid van de vennoten/aandeelhouders beperkt is en ook voor een aantal andere ondernemingen, voor grote en heel grote verenigingen en voor de buitenlandse rechtspersonen.

Het formaat van deze neerlegging zal afhangen van de grootte van de vennootschap die gebaseerd is op het omzetcijfer, het balanstotaal en het aantal FTE medewerkers.

 

Is het verplicht een jaarverslag op te maken?

Enkel de grote ondernemingen moeten een jaarverslag opmaken. Dit jaarverslag moet gepubliceerd worden bij de Nationale Bank van België samen met de bijlagen van de jaarrekening.

De kleine ondernemingen moeten geen jaarverslag opmaken.

Conclusie...

De overstap naar een vennootschap is niet alleen een fiscale beslissing. Na het oprichten van de vennootschap moet men namelijk in staat zijn de juridische, boekhoudkundige, fiscale en administratieve verplichtingen die voortvloeien uit de oprichting, na te leven. Zoniet lopen de oprichters/aandeelhouders/vennoten het risico dat hun aansprakelijkheid in het gedrang komt en dat zij eventueel het rendement van hun inbreng verliezen.