< Back to the blog

Een eerste medewerker aanwerven

  • 07/04/2021
  • Gaetan Gonzalez - Fiducial Accountancy

Uw onderneming doet het goed en u wenst een of meerdere werknemers in dienst te nemen om u dagelijks te helpen, maar u weet niet wat uw administratieve verplichtingen zijn.

Het doel van dit artikel is u te informeren over de stappen die u vóór de indiensttreding van uw eerste werknemer moet ondernemen.

1.    U als werkgever identificeren bij de RSZ

De eerste formaliteit waar u moet aan denken vooraleer u een werknemer in dienst neemt, is uw identificatie als werkgever bij de RSZ. 
Deze formaliteit kan on-line vervuld worden via de dienst Wide op het portaal van de Sociale Zekerheid. Elke werkgever heeft de mogelijkheid in te loggen op het portaal.

2.    Een aangifte van indiensttreding indienen (DIMONA)

Het is essentieel dat voor de nieuwe medewerker een DIMONA wordt ingediend en dit vóór zijn indiensttreding, dus uiterlijk op de dag waarop het contract ingaat. Dit is een verplichte stap voor alle werkgevers.

De DIMONA is als het ware de identiteitskaart van de werknemer voor de socialezekerheidsorganen.

3.    Verscheidene verplichte aansluitingen

Zodra deze stappen bij de RSZ zijn ondernomen, moet de werkgever:

a.    Aansluiten bij een kinderbijslagfonds;
b.    Een verzekering tegen arbeidsongevallen afsluiten: dit is een wettelijke verplichting. Deze formaliteit moet vóór de indiensttreding van de werknemer vervuld worden;
c.    Aansluiten bij een externe dienst voor preventie en bescherming op het werk;
d.    Een arbeidsreglement opstellen: het arbeidsreglement legt de algemene arbeidsvoorwaarden vast. Het geeft de rechten en verplichtingen van zowel de werkgever als de werknemer weer.

4.    Elk kwartaal een DmfA indienen

Het is via de DmfA (multifunctionele aangifte) dat u als werkgever de gegevens met betrekking tot het loon en de arbeidstijd van uw werknemers aan de RSZ doorgeeft.

Het bedrag van socialezekerheidsbijdragen die u aan de RSZ moet betalen wordt berekend op basis van deze DmfA.

Deze aangifte moet ieder kwartaal ingediend worden. Deze gegevens zullen aan de verschillende instellingen voor sociale zekerheid toegevoerd worden, zoals werkloosheid, pensioen, kinderbijslag, enz.

Deze aangifte moet ten laatste op de laatste dag van de maand die volgt op het einde van het kwartaal ingediend worden. Indien zij niet tijdig wordt ingediend, zijn sancties mogelijk.

5.    Fiscale verplichtingen

Als werkgever met personeel moet u aan bepaalde belastingverplichtingen voldoen.

Een van die verplichtingen is de inhouding van een bedrijfsvoorheffing op het loon van uw werknemers. Deze wordt berekend over het belastbaar inkomen, dit wil zeggen na aftrek van de socialezekerheidsbijdragen.

Dit bedrag moet binnen de 15 dagen die volgen op het einde van het kwartaal via FINPROF aangegeven worden. Het moet ook binnen deze zelfde termijn betaald worden.


Stappen met betrekking tot het aanwerven van een nieuwe medewerker

Nu de formaliteiten betreffende uw onderneming vervuld zijn en u de eerste verplichtingen in gedachten hebt, kunt u uw werknemer aanwerven.

Wat zijn de verplichte stappen? 

 

De DIMONA aangifte

Eerst en vooral, zodra de kandidaat geselecteerd is en de startdatum van zijn contract vastgelegd is, moet u, zoals hierboven vermeld, een DIMONA aangifte indienen waarin de startdatum van het contract vermeld staat. Indien u de werknemer voor bepaalde tijd in dienst neemt, zal de DIMONA ook de datum van het einde van het contract aangeven.

De arbeidsovereenkomst

Vervolgens moet u een arbeidsovereenkomst opstellen, met daarin de voorwaarden voor de uit te voeren werkzaamheden, de salarisgegevens, de arbeidsuren, enz...

Houd er rekening mee dat de arbeidsvoorwaarden in België afhankelijk zijn van het paritair comité (PC) dat van toepassing is op uw bedrijf. 

Het zijn deze paritaire comités die de arbeidsrelaties regelen.

Voorbeelden:

-    Een voltijdse bezetting is 38 uren in een gegeven PC maar kan 36 uren zijn bij een ander PC;
-    Het ene PC schrijft een minimumloon van 2.100 Euro bruto per maand voor, terwijl dit in een ander 1.800 Euro bruto per maand kan zijn.
-    Sommige PC kunnen voorzien in een verplichte jaarlijkse toekenning van 250 Euro aan ecocheques voor een voltijdse bezetting, andere dan weer niet.
-    ...

Kopie van documenten

Tenslotte, zodra de overeenkomst opgesteld en ondertekend is, moet u een kopie ervan aan uw medewerker overhandigen. U moet hem ook een kopie van het arbeidsreglement bezorgen.

 

Wat kan Fiducial voor u doen?

Fiducial kan u dagelijks bijstaan en het sociale beheer en de payroll van u overnemen.

De lonen berekenen, de wetgeving opvolgen, de verplichte aangiften doen zoals de DmfA of de voorheffing, enz....

Wij geven u advies en controleren de voorwaarden van uw paritair comité om ervoor te zorgen dat u alles conform de wet uitvoert. Wij kunnen u bijstaan in de redactie van de arbeidsovereenkomst of van het arbeidsreglement en kunnen voor de DIMONA zorgen.

Wij kunnen u inlichtingen verstrekken over de eventuele verminderingen waarop u recht kan hebben en kunnen simulaties voor u maken om het loonpakket van uw werknemer te optimaliseren.

Deel dit artikel

Aanbevolen artikels

Coronavirus: Hoe zit het met de fiscale steunmaatregelen?

  • 16/04/2020
  • Cédric Vanopdenbosch - Fiducial Accountancy

Coronavirus: welke maatregelen voor de sociale bijdragen?

  • 31/03/2020
  • Cédric Vanopdenbosch - Fiducial Accountancy

Coronavirus : Extra maatregelen voor werkgevers

  • 16/04/2020
  • Marleen Cruyts - Fiducial Social