Vos affaires marchent bien et vous souhaitez engager un ou plusieurs collaborateurs afin de vous aider au quotidien mais vous ne connaissez pas vos obligations administratives.

Cette note a pour ambition de vous informer sur les démarches à entreprendre avant l’entrée en service de votre premier collaborateur.
 

1.    S’identifier auprès de l’ONSS en tant qu’employeur

La première formalité à laquelle il faut penser, avant l’engagement d’un travailleur, c’est de s’identifier auprès de l’ONSS en tant qu’employeur. 

Pour réaliser cette démarche, il faut se rendre sur le portail de Social Security et aller vers le service Wide. 

Tout employeur a la possibilité de se connecter sur le portail.
 

2.    Introduire une déclaration d’entrée en service (DIMONA)

Avant l’entrée en fonction, il est primordial de rentrer une DIMONA pour le nouveau collaborateur et ce, au plus tard le jour où le contrat débute. C’est une démarche obligatoire pour tous les employeurs.

La DIMONA est la carte d’identité du travailleur pour les organismes de sécurité sociale.

3.    Affiliations diverses obligatoires

Une fois ces démarches réalisées auprès de l’ONSS, l’employeur doit : 

a.    S’affilier à une caisse d’allocations familiales ;
b.    Souscrire une assurance contre les accidents de travail : c’est une obligation légale. Cette démarche doit être effectuée avant l’entrée du travailleur ;
c.    S’affilier à un service externe pour la prévention et la protection au travail ;
d.    Rédiger un règlement de travail : le règlement de travail fixe les conditions générales de travail. Il reprend les droits et les obligations de l’employeur ainsi que du travailleur.

4.    Réaliser une DmfA chaque trimestre

La DmfA (déclaration multifonctionnelle) est le moyen par lequel vous, en tant qu’employeur, communiquez à l’ONSS les données salariales et du temps de travail concernant vos travailleurs.

C’est sur base de la DmfA que l’on calcule le montant des cotisations sociales que vous devez verser à l’ONSS.

Cette déclaration doit être rentrée chaque trimestre. Ces données vont alimenter les différentes institutions de sécurité sociale comme le chômage, pension, allocations familiales, etc…

Cette déclaration doit être introduite au plus tard le dernier jour du mois qui suit la fin du trimestre. Si cette déclaration n’est pas soumise dans les temps, des sanctions sont possibles.

5.    Obligations fiscales

En tant qu’employeur avec du personnel, vous devez remplir certaines obligations fiscales.
L’une d’entre-elles est la retenue d’un précompte professionnel sur les rémunérations de vos collaborateurs. Ce dernier est calculé sur la rémunération imposable, c’est-à-dire, après déduction des cotisations sociales.
Ce montant doit être déclaré via l’outil en ligne FINPROF dans les 15 jours qui suivent la fin du trimestre. Il doit également être payé dans le même délai.

Les démarches concernant l’embauche d’un nouveau collaborateur

Les démarches concernant votre société étant réalisées, et les premières obligations en tête, vous pouvez maintenant recruter votre collaborateur.

Quelles sont les démarches obligatoires ? 

La déclaration DIMONA

Premièrement, une fois le candidat sélectionné, et la date de début de contrat négociée, vous devez introduire, comme mentionné plus haut, une DIMONA reprenant la date de début de contrat. Si vous engagez le travailleur pour une durée déterminée, cette DIMONA reprendra également la date de fin de contrat.

Le contrat de travail

Ensuite, vous devez rédiger un contrat de travail, reprenant les modalités du travail à réaliser, les données salariales, l’horaire à prester, etc…

Gardez à l’esprit que les conditions de travail, en Belgique, sont dépendantes de la commission paritaire (CP) dont ressort votre société. 

Ces commissions paritaires régissent les relations de travail. Exemples :

-    Le temps plein est de 38h00 par semaine dans telle CP  mais il est possible qu’il soit fixé à 36h00 dans une autre ;
-    Telle CP impose un salaire minimum de 2100 EUR brut par mois, mais dans une autre il sera de 1800 EUR ;
-    Au sein de telle CP, une fois par an, il y a l’obligation d’octroyer un montant de 250 EUR d’éco-chèques pour un temps plein, mais aucune obligation dans une autre CP.
-    …

Copie des documents

Enfin, une fois le contrat rédigé et signé, vous devez en remettre une copie à votre collaborateur. Vous devez également remettre une copie du règlement de travail à ce dernier.

Que peut faire Fiducial pour vous ?

Fiducial vous accompagne au quotidien et prend en charge votre gestion sociale et votre payroll.
Calculer les salaires, assurer le suivi de la législation, réaliser les déclarations obligatoires comme les DmfA, le précompte, etc…
Nous vous conseillons et vérifions les conditions propres à votre commission paritaire afin de vous assurer que vous êtes dans la légalité. Nous pouvons vous aider à rédiger le contrat de travail ainsi que le règlement de travail et prendre en charge la DIMONA.
Nous vous informons sur les réductions de charges potentielles auxquelles vous pouvez prétendre et pouvons réaliser des simulations afin d’optimiser le package salarial de votre collaborateur.